# Что такое база знаний и для чего она нужна
# Эффективная база знаний – какая она?
# Эффективная база знаний – какая она?
##### К слову, **безопасность** – самое главное требование при разработке базы знаний. Сегодня сведения защищают при помощи двухфакторной аутентификации, SSL-сертификатов и доступа из внутренних IP.
##### **Еще один интересный факт:** по исследованиям IBM Security, в год пандемии каждый случай утечки данных обходился компаниям в среднем в $4,24 млн.
##### Утечка данных влечет за собой не только финансовые убытки, но и сильно бьет по репутации компании.
##### Не менее важна **структура** самой базы и представленных на ней сведений. Непонятная навигация или нагромождение лишней информации не помогут работнику разобраться с задачей быстрее. Напротив, он только отвлечется от основной работы и потеряет время.
##### Базой знаний будут пользоваться сотни, а то и тысячи сотрудников. Поэтому позаботьтесь о **стабильности** **БЗ.** Если платформа упадет, следом за ней встанет работа. Перед запуском убедитесь, что она выдержит высокие нагрузки. Тогда такие проблемы компании не будут страшны.
##### При успешном развитии бизнес начнет разрастаться: увеличится количество сотрудников, возрастет объем обрабатываемой информации. В этот момент платформа должна проявить **гибкость и функциональность**.
##### Если изначально БЗ состояла только из текстов, то, возможно, теперь стоит добавить другие форматы. **Это могут быть обучающие видеоролики, более подробные инструкции с картинками, таблицы и диаграммы.**
##### Будет здорово, если система позволит сотрудникам давать обратную связь, поддерживать контакт с руководителем и решать более сложные рабочие задачи.
##### База знаний содержит информацию, которая значительно упрощает сотруднику работу
##### Да, в первую очередь единая база знаний нужна для быстрого обучения новичков и оптимизации менеджмента. Но и сотрудники учатся коммуницировать друг с другом.
##### Зачастую БЗ заполняют сами работники. Своими знаниями делятся как начинающие специалисты, так руководители отделов.
##### Общение на платформе также расширяет круг социальных связей. Познакомиться с единомышленником из другого отдела становится куда проще.
# Какие преимущества получает компания?
# Какие преимущества получает компания?
##### Однако больше преимуществ от БЗ получает сама компания.
- ##### Вся информация хранится на одной площадке
##### Хранение данных на закрытой виртуальной платформе сокращает вероятность утечки в разы. До их появления был риск того, что вместе с потерянным ноутбуком пропадут все важные сведения.
- ##### Отделы быстро связываются между собой
##### Большинство корпоративных платформ позволяет редактировать документы онлайн. Вы можете оставлять комментарии для коллег или работать над документом одновременно. Так вы экономите время, потраченное на обсуждение правок и пересылку файлов.
- ##### Качество обслуживания растет
##### Рабочие сведения всегда находятся под рукой сотрудника. Благодаря этому он быстро находит нужную информацию и решает вопрос компании.
- ##### Меньше трат на обучение новых сотрудников
##### Время, когда за каждым новичком приходилось закреплять более опытного работника, прошло. Теперь он самостоятельно находит ответы на свои вопросы, не отвлекая коллег.
##### Еще один бонус – разнообразие форматов обучения. Процесс становится более увлекательным.
- ##### Сообщать о важных мероприятиях удобнее через платформу
##### БЗ не всегда используют только для обучения. Например, в ней можно разместить пост о проведении новогоднего корпоратива.
# Функции платформы
# Функции платформы
##### От функциональности платформы зависит ее ценность для компании. Сотрудники должны иметь возможность:
- ##### Добавлять и редактировать файлы
##### Чаще всего базу заполняют сотрудники компании, поэтому у них точно должен быть доступ к созданию файлов.
- ##### Работать над задачами онлайн
##### Для этого у них должна быть возможность комментировать чужие записи, участвовать в опросах, предлагать свои дополнения. Полезная функция – редактирование файлов одновременно несколькими сотрудниками.
- ##### Быстро находить информацию
##### Без этой опции польза от базы знаний будет сводиться к нулю. Сотрудник должен быстро находить нужные файлы. Еще больше ускорит процесс работы поиск по тегам или изображениям.
- ##### Интегрировать в систему другие приложения
##### Расширить возможности платформы можно с помощью других систем. Но она должна быть безопасной и хорошо «коннектиться» с вашей БЗ.
- ##### Вести аналитику
##### Эта функция необходима как сотрудникам, так и руководителям. Первым будет удобно отслеживать изменения в своей работе, а вторым – контролировать вовлеченность работников.
